Автор: О. Воротников (ИНТРА ПРОЕКТ).
Опубликовано в журнале Химическая техника №7/2018
ИНТРА ПРОЕКТ занимается проектированием промышленных объектов для химических, нефтехимичес-ких, нефтеперерабатывающих и машиностроительных предприятий.
Для организации коллективной работы над проектами и надежного хранения данных проектно-инжиниринговая компания ИНТРА ПРОЕКТ внедряет систему Pilot-ICE.
Система Pilot-ICE для управления проектной организацией используется предприятиями из разных отраслей промышленности. Примеров использования системы в отраслях химии и нефтехимии несколько. Один из них — научно-исследовательский институт карбамида (НИИК), один из отечественных лидеров в области проектирования объектов азотной промышленности. К концу 2018 года система охватит до 500 рабочих мест НИИК в Дзержинске, Новомосковске, Москве и Нижнем Новгороде. Еще один крупный проект — внедрение Pilot-ICE на Кирово-Чепецком химическом комбинате (филиал «УРАЛХИМ», российский производитель минеральных удобрений).
Необходимость в системе подобного плана у компании ИНТРА ПРОЕКТ возникла из-за увеличения количества проектов и предпроектов: проектно-сметной и организационной документации стало больше, значительно усложнились планирование работ и оценка загрузки имеющихся ресурсов. Перемен требовала работа с электронным архивом. Работа с документацией велась в папках на сервере, и механизм файлового архива на базе Windows Server не позволял отслеживать, кто, когда и на каком основании внес изменения, не показывал, чем файл отличается от предыдущей версии. Были сложности с настройкой ограничения доступа к разным уровням документации.
Перемены были необходимы и в выдаче заданий. Возрастающий объем заданий по проектным и предпроектным работам требовал инструмента контроля выдачи и получения заданий, их систематизации, т.е. инструмента, который бы позволял оперативно сортировать задания на выполненные, просроченные и отклоненные.
Похожие трудности сопровождали и согласование документации. Проектировщик вынужден был ходить по отделам с ворохом чертежей, собирая подписи, то и дело заново распечатывая документы. Внесение изменений в документацию не всегда было возможно отследить, и смежные отделы зачастую были не в курсе, что изменения вообще проводились.
Изучив рынок программных продуктов, способных решать поставленные задачи, специалисты ИНТРА ПРОЕКТ выбрали Pilot-ICE – автоматизированную систему учета и хранения ПСД, разработанную компанией «АСКОН».
В скором времени ИНТРА ПРОЕКТ рассчитывает получить следующие эффекты:
- сокращение времени на подготовку документации/выполнение проектов;
- контроль своевременности выполнения задач;
- повышение качества проектирования;
- оптимизация загрузки сотрудников;
- автоматизированный учет затрат по проектным и предпроектным работам;
- организация юридически значимого документооборота с применением электронной подписи в соответствии с ФЗ №63;
- сокращение бумажного документооборота;
- получение необходимых отчетов на основании данных в системе.
Внедрение системы началось в 2017 году. Было установлено ПО, часть сотрудников прошла обучение работе в системе. Далее начались работы по адаптации системы под задачи компании и требования. Совместно с компанией «АСКОН» было подготовлено техническое задание по настройке системы, для этого было проведено интервьюирование руководителей подразделений. По результатам интервью сформирован перечень требований к системе. На данном этапе очень помогло, что бизнес-процессы были прописаны в документах СМК. Специалисты «АСКОН» вносили изменения в систему и передавали ее ИНТРА ПРОЕКТ на тестирование. В течение нескольких недель система была настроена и передана в опытную эксплуатацию, в ходе которой работа системы отрабатывалась на проектах компании ИНТРА ПРОЕКТ, предпроектах и организационных документах. Во время испытаний было внесено еще около 100 изменений в систему. Сейчас Pilot-ICE передана в промышленную эксплуатацию, ведется работа по переносу текущей деятельности в систему: разрабатываются графики проектов, создаются папки проектов и предпроектов, шаблоны структуры проектов.
Большое внимание уделялось настройке шаблонов проектов и документов, которые необходимы, потому что в компании есть стандарты ведения проектов, финансового планирования и учета. Для того, чтобы обес-печить эти специальные стандарты, нужно настроить структуру проектов и карточки документов.
Также используются шаблоны для проектных документов — чертежей, спецификаций.
Кроме технического документооборота в Pilot-ICE переносятся организационные документы: договоры, заявки на командировки, авансовые отчеты по командировкам, письма, приказы, протоколы совещаний, отчеты по проектам.
Следующий этап — интеграция Pilot-ICE с CRM Terrasoft для синхронизации справочников контрагентов. После завершения этой интеграции система будет готова к полноценной работе.
