Автор: В.О. Зыков (Компания «ПитерСофт»).
Опубликовано в журнале Химическая техника №12/2014
Процессный подход в управлении характеризует деятельность компании как совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов, определенных целями и миссией компании.
Управляя процессами и постоянно их совершенствуя, компания добивается высокой эффективности своей деятельности.
Процессный подход компании «ПитерСофт» при автоматизации предприятия ООО «УПТК-65»
Одним из интереснейших примеров применения процессного подхода является комплексная автоматизация компанией «ПитерСофт» сервисного металлоцентра ООО «УПТК-65», основанного в 1995 г.
Предприятие работает по двум направлениям деятельности: переработка и продажа металлопроката («СМЦ») и разработка, производство и продажа кабельнесущих систем – кабельных лотков и коробов, перфошвеллеров, лестничных лотков и фасонных изделий (рис. 1). ООО «УПТК-65» обратилось в компанию «ПитерСофт» осенью 2013 г. в связи с необходимостью наведения порядка в бизнес-процессах компании, планами перехода на систему менеджмента качества ISO 9001, а также с необходимостью внедрения единой информационной системы производственного учета и складского резервирования. На момент обращения в компанию «ПитерСофт» автоматизация бухгалтерского и налогового учета в ООО «УПТК-65» была осуществлена с использованием программного продукта «1С:Комплексная автоматизация 8», производственный и складской учет велся в MS Excel.
Взаимодействие между подразделениями осуществлялось по телефону, электронной почте или лично, что приводило к длительным срокам выполнения рутинных операций, срывам заказов клиентов и в конечном итоге – к потере прибыли. Отсутствие единой информационной системы делало учет непрозрачным и неуправляемым, вносило путаницу в стандартные действия сотрудников.
Обследование предприятия и описание бизнес-процессов
Работы в компании «УПТК-65» начались с комплексного обследования предприятия. Задача осложнялась практически полным отсутствием должностных инструкций и регламентов. В результате обследования выяснилось, что некоторые сотрудники выполняют работу, которая не соответствует их должностным обязанностям, и наоборот, не делают того, что должны. Например, финансовый директор занимался контролем склада и менеджеров, был постоянно перегружен, от чего страдали его основные обязанности.
При этом начальник склада считал, что его непосредственным руководителем является финансовый директор, а логист вообще не понимал, кому подчиняется.
Все без исключения сотрудники указали на узкие места в работе предприятия, связанные с отсутствием единой информационной системы и налаженных коммуникаций. Например, актуальные складские остатки можно было узнать только по телефону у начальника склада, резервирование металлопроката осуществлялось в отделе продаж «на бумажке», а для запуска заказа в производство менеджер должен был собрать кучу подписей на распечатанном заказе и отнести его в цех. Для организации доставки логисту нужно было пройти целый квест, постоянно терялись отгрузочные документы, кладовщики не понимали, что конкретно отгружать в прибывшую машину клиента.
На территории предприятия временами скапливалась очередь из машин, в которой они могли простоять до 1,5 часов! Согласование договоров длилось до месяца, и в каждый конкретный момент времени никто не мог сказать, на каком этапе оно зависло.
Результаты обследования во многом удивили руководство компании и позволили принять определенные управленческие решения. Консультанты «ПитерСофт» составили полный список бизнес-процессов предприятия. Затем были выбраны десять основных бизнес-процессов, определены их рамки и владельцы, составлены схемы и подробные текстовые описания. На данном этапе бизнеспроцессы подверглись первой оптимизации: исключены нелогичные переходы, улучшены маршруты их прохождения, перераспределены некоторые функциональные обязанности и полномочия. В итоге были оптимизированы и формализованы следующие бизнес-процессы:
Обработка заявки клиента
- Согласование договора с клиентом.
- Производство.
- Производство у подрядчика.
- Отгрузка.
- Доставка.
- Закупка.
- Приемка.
- Рекламация клиента.
- Рекламация поставщику.
Схемы бизнес-процессов были составлены в программном продукте «ПитерСофт: Управление процессами» в нотации платформы «1С: Предприятие 8» (рис. 2).
Выбор программного продукта для автоматизации
После оптимизации бизнес-процессов встал вопрос об автоматизации. Осознав преимущества процессного подхода и возможность его внедрения в жизнь, руководство компании «УПТК-65» решило внедрять систему BPM вместе с автоматизацией учета. Нужна была единая информационная система, которая позволяла бы сделать это. Специалистами компании «ПитерСофт» было предложено объединение системы управления бизнес-процессами и учетной системы в единой базе на платформе «1С:Предприятие 8».
Для автоматизации процессного управления был выбран продукт «ПитерСофт: Управление процессами». В качестве учетной системы рассматривалось два варианта: зарекомендовавший себя «1С:Управление производственным предприятием» или новый перспективный продукт «1С:ERP Управление предприятием 2.0», существовавший на тот момент только в виде бета-версии. Взвесив все за и против, руководство компании приняло решение в пользу новичка. Благодаря этому проект внедрения проводился на правах «пилотного» в сотрудничестве со специалистами фирмы «1С».
Автоматизация бизнес-процессов
Внедрение информационной системы началось с проработки и настройки десяти основных бизнеспроцессов в системе «ПитерСофт:
Управление процессами». В каждом процессе были настроены исполнители задач, передаваемая информация и ее вид, сроки выполнения и описание задач, варианты маршрутов, условия, связь с учетной системой и электронным архивом документов, различные оповещения и права пользователей. В результате они были проверены на реальную работоспособность, проведен более глубокий анализ и следующий этап оптимизации. К ответственным сотрудникам заказчика пришло понимание, как должны работать их бизнес-процессы, и что еще можно улучшить (рис. 3).
В рамках бизнес-процессов программа автоматически ставит задачи пользователям и контролирует заложенные регламенты, поэтому в отличие от учетных систем без процессного управления пользователям не нужно запоминать последовательность их действий с различными объектами и их расположение в интерфейсе. Работа осуществляется в одном окне, программа сама подсказывает когда, где и что нужно сделать.
Помимо стандартных возможностей программы по оповещениям пользователей внутри системы или по электронной почте, нашими программистами была реализована возможность оповещать сотрудников посредством SMS-сообщений. Для получения такого оповещения необязательно все время сидеть за компьютером, достаточно носить с собой мобильный телефон. Теперь менеджерам, где бы они не находились, моментально приходит информация о готовности заказов и оплате счетов, производству – о согласовании заказов, а кладовщикам – о необходимости отгрузки продукции (рис. 4).
Таким образом, была решена проблема коммуникации между подразделениями: сотрудники избавлены от необходимости «висеть» на телефонах или бегать по предприятию, информация передается автоматически и своевременно, ускорилось выполнение рутинных операций.
Согласование договоров и заказов протекает по четко прописанным маршрутам, документы больше не теряются, на каждую итерацию задан и контролируется срок выполнения, общее время согласования уменьшилось, и сотрудникам больше не нужно стоять в очереди к кабинету финансового директора, чтобы получить заветную подпись – система делает это за них. Нетривиальные вопросы и сложные ситуации обсуждаются посредством корпоративного форума: собрать совещание по рекламации клиента теперь быстро, легко и удобно.
Учетная система сама по себе не может решать подобные вопросы.
Здесь на первый план выходят преимущества процессного подхода.
Автоматизация учета
Параллельно с автоматизацией бизнес-процессов обсуждались и настраивались правила ведения учета в программе «1С: ERP Управление предприятием 2.0». На начальном этапе руководством компании «УПТК65» было принято решение поставить учет в упрощенном варианте с дальнейшим его расширением и усложнением.
Учет номенклатуры ведется в разрезе трех основных «Видов»: «Рулоны» (металлопрокат, являющийся основным сырьем), «Штрипсы/Листы/Карточки» (готовая продукция направления «СМЦ») и «КНС» (готовая продукция одноименного направления). Учет рулонов ведется в разрезе серий (уникальных номеров, присваиваемых при поступлении на склад), что позволяет выяснить, из какого именно рулона изготовлена та или иная продукция. Для каждого рулона есть возможность сохранения отсканированного сертификата, который потом легко найти в программе и предоставить по требованию клиента.
Для хранения различных свойств металла используются «Характеристики номенклатуры», а посредством «Дополнительных реквизитов» удалось без доработок реализовать хранение таких параметров, как толщина, ширина, длина и масса готовых изделий. Использование функционала «Сегментов номенклатуры» позволяет анализировать продажи всех видов продукции в разрезе толщины металлопроката. Для упрощения ввода новой номенклатуры и автоматического расчета различных параметров нами было реализовано автоматизированное рабочее место (АРМ) отвечающего за это сотрудника.
Система позволила организовать прозрачный складской учет, что сильно облегчило жизнь пользователям: оперативные остатки на складе больше не являются тайной за семью печатями, формирование отчетов не отнимает много времени, анализ движений товаров можно проводить в дополнительных разрезах, что раньше было просто невозможно.
Менеджерам больше не нужно звонить на склад, чтобы узнать, сколько осталось рулонов, и произошла ли отгрузка.
CRM-модуль «1С:ERP 2.0» дает возможность менеджерам вести клиентскую базу, учет и планирование всех взаимодействий с клиентами, создавать различные напоминания в системе. Благодаря интеграции с бизнес-процессами автоматически формируется «Воронка продаж» по этапам, необходимым заказчику.
Для анализа продаж по направлениям деятельности «СМЦ» и «КНС» используется функционал «Сегментов партнеров».
Для возможности резервирования материалов под конкретную продукцию, указанную в «Заказе клиента», типовой документ системы был существенно доработан, что сделало процесс резервирования простым и прозрачным. Теперь каждый менеджер может посмотреть в отчете, какие рулоны есть на складе, какие из них в резерве, и под какой конкретно заказ. При необходимости резервы могут сниматься или перекидываться с заказа на заказ, конечно, только по согласованию с руководством (рис. 5).
Для упрощения производственного учета типовой функционал был также доработан, что позволило начальнику производства управлять производством в ручном режиме, без использования механизмов планирования. Теперь для запуска заказа в производство менеджеру нужно нажать пару кнопок в программе.
Для учета передачи конкретных рулонов в производство и согласования вопросов по снятию резервов было создано специализированное «АРМ Кладовщика». Из-за особенностей учета материалов по направлению «КНС» нами было создано «АРМЭкономиста», облегчающее учет комплектации заготовок и передачи их в производство. Так как с помощью этих АРМ информация в систему попадает своевременно, движения материалов и продукции всегда актуальны, информация по остаткам на складе соответствует действительности. У кладовщиков всегда перед глазами план отгрузки и приемки товаров, который может меняться в онлайн-режиме, время простоя машин существенно сократилось.
Функционал по закупкам, производству у подрядчиков и переработке давальческого сырья используется в типовом варианте в соответствующих бизнес-процессах. Для организации процесса доставки типовой функционал системы был расширен, что позволило связать бизнес-процессы с «АРМ Логиста», упростить и ускорить планирование маршрутовТС. Сложные цепочки документов по работе с рекламациями клиентов и поставщикам были полностью автоматизированы с помощью бизнеспроцессов, что позволило и этим вопросам «стать на рельсы».
Таким образом, удалось построить четкую и прозрачную систему, отвечающую всем требованиям руководства компании «УПТК-65». Однако одной учетной системой обойтись бы не удалось, в этом сильно помогла система управления бизнес-процессами.
После настройки бизнес-процессов и учетной системы специалисты компании «ПитерСофт» выполнили работы по загрузке номенклатуры, контрагентов, начальных остатков материалов и взаиморасчетов. Так как бухгалтерский учет решено было продолжить вести в «1С:Комплексная автоматизация 8», то была настроена выгрузка необходимых документов из «1С:ERP Управление предприятием 2.0». По окончании работ было проведено обучение пользователей, и на данный момент система находится в опытной эксплуатации под руководством консультантов «ПитерСофт».
На следующем этапе планируется выполнение второго блока доработок и запуск системы в промышленную эксплуатацию. В 2015 г. планируются к внедрению остальные разделы учета «1С:ERP Управление предприятием 2.0», конечно, с использованием процессного подхода.
Компания «ПитерСофт» специализируется на комплексной автоматизации производственных предприятий на платформе «1С Предприятие 8» («1С:ERP 2.0», «1С:УПП» и др.). Как правило, это сложные, интеллектуально емкие проекты, каждый из которых не похож на предыдущий.
Компания – официальный партнер фирмы «1С» с 2005 г., обладает статусом «1С:Центр ERP», сертифицирована в области качества по стандарту ISO 9001:2008 в области создания систем класса ERP и постановке процессного управления, входит в группу компаний SPG, общей численностью – более 250 специалистов.
Компания «ПитерСофт» – разработчик собственного программного продукта класса BPMS «ПитерСофт: Управление процессами», предназначенного для автоматизации бизнес-процессов. Продукт позволяет проектировать и запускать в работу бизнес-процессы любой сложности в соответствии с потребностями предприятия, передавать любые данные между сотрудниками и налаживать коммуникации между подразделениями, обладает широкими возможностями контроля процессов и статистического анализа их выполнения.
Благодаря тому, что продукт работает на платформе «1С Предприятие 8», он может объединяться и работать в единой базе с любой учетной системой фирмы «1С», в том числе с флагманским ERP-решением «1С:ERP
Управление предприятием 2.0». Бесшовная интеграция позволяет управлять учетными данными посредством бизнес-процессов: передавать ихмежду задачами, автоматически создаватьновыеэлементысправочников,проводитьдокументыит.п.Этодаетвозможностьприменять процессный подход при автоматизации производственных предприятий, т.е. описывать и автоматизировать бизнес-процессы, настраивая их связи с учетной системой.
Такая методика работы дает руководству компании лучшее понимание того, что они хотят получить от системы, а пользователям сильно облегчает жизнь, так как их обучение упрощается, и работа осуществляется в едином простом и понятном интерфейсе.
Среди клиентов компании «ПитерСофт» такие компании, как «Илим Тимбер», «Дженерал Сателайт», «Иркутск-Энерго», холдинг «Электросистемы», «Пролетарский завод», «Балтийский завод Судостроение», «АЭМТехнологии» (Росатом), «ГазТехЛизинг», «Таурас-Феникс», «Тойота», «Хонда», «Сибур», «Позитрон», «Петро-ИнТрейд», «Российская стекольная компания», «АКМА», «Плаза», «Шервуд», «Алтайвитамины», «ВоронежСель-Маш», «Красный яр», «Новосибирский инструмент», «Огнеупоры» и другие.
